Hun har sat sit præg på kontoret i årevis, hjulpet alle – og nu er det jeres tur til at give noget tilbage. Men at gå fra idé til indpakket gave kan føles som et maraton af mails, forsvundne MobilePay-kvitteringer og sidste-øjebliks panik. Lyder det bekendt?

Det behøver det ikke at være. Med den rette plan – og et par smarte tricks fra ØnskeGuiden – kan I forvandle koordineringen af en fælles afskedsgave til et projekt, der både er overskueligt, gennemsigtigt og faktisk… sjovt!

I denne guide viser vi, hvordan I:

• får styr på planlægning, roller og tidslinjer
• sikrer et klart budget og nem indsamling
• vælger den helt rigtige gave uden endeløse diskussioner
• leverer en mindeværdig overrækkelse – med både tale, indpakning og digitale hilsner

Uanset om det er chefens sidste arbejdsdag eller kollegaens sabbatårs-eventyr, får I her en trin-for-trin-opskrift, der sparer tid, undgår misforståelser og sikrer, at afskedsreceptionen bliver et øjeblik, alle husker for de rigtige ting.

Lad os komme i gang!

Planlægning og rollefordeling

Det vigtigste nøgletal for en succesfuld fællesgave er tid. Jo tidligere I sætter jer sammen, desto flere idéer, bedre priser og mindre stress får I i den anden ende.

1. Afklar formålet og modtagerens profil
   Hvorfor holder vi afskedsreceptionen, og hvad ønsker vi at signalere med gaven?
   • Notér modtagerens interesser, kommende planer og humor-niveau.
   • Beslut om gaven skal være praktisk, oplevelsesbaseret eller sentimental.
   • Definér omfanget af receptionen: Er det hele afdelingen, hele virksomheden eller et snævrere team, der bidrager?
2. Udpeg en koordinator – og en backup
   
   • Koordinatoren er projektleder for processen: indsamler idéer, holder overblikket over tidsplan og økonomi og kommunikerer ud.
   • Backuppen sikrer momentum, hvis koordinatoren f.eks. bliver syg eller får travlt.
   • Gør rollerne officielle i første fælles mail/kanalopslag, så alle ved, hvem der bestemmer hvad.
3. Lav en simpel tidslinje
   
   

   Milestone	Dato	Ansvarlig
   Sidste frist for gaveforslag	dd/mm	Alle
   Afstemning lukker	dd/mm	Koordinator
   Gave købes/bestilles	dd/mm	Koordinator + backup
   Indpakning & kort	dd/mm	2 frivillige
   Reception	dd/mm	–

   Hold tidslinjen kort og realistisk – helst kun 4-5 hovedpunkter.

4. Vælg faste kanaler til koordinering
   
   • Teams eller Slack til hurtige beslutninger og afstemninger.
   • Email til dem, som ikke bruger chat til hverdag.
   • Fastlæggér én tråd eller kanal, så information ikke spredes.
5. Brug ØnskeGuiden til at samle idéer og stemme
   
   • Opret en ØnskeGuiden-liste med titel, f.eks. “Farvelgave til Maria”.
   • Tilføj gaveforslag (oplevelser, gadgets, personlige gaver) som individuelle ønsker.
   • Deltagere kan:
     1. Kommentere hvert forslag (f.eks. “Har hun allerede en Airfryer?”).
     2. Like eller stemme på favoritter, så I hurtigt ser tendensen.
   • Koordinatoren lukker afstemningen på den fastsatte dato og markerer det vindende ønske som “købt”.

Med disse grundlæggende skridt har I skabt en gennemtænkt struktur, så resten af processen – budget, indkøb og overrækkelse – glider langt nemmere.

Budget, indsamling og gennemsigtighed

1. Sæt et målbeløb – tag udgangspunkt i gavens pris, indpakning og evt. levering. Læg 5-10 % til uforudsete udgifter.
2. Angiv et frivilligt bidragsinterval, f.eks. “50-200 kr. – giv det, du har lyst til”. Intervallet gør det let for alle at deltage uden økonomisk pres.

Vær åben om anonymitet og forventninger

Fortæl fra start, om bidragene registreres med navn eller anonymt, og om listen over bidragydere offentliggøres. Klare spilleregler undgår misforståelser og sikrer, at alle føler sig trygge ved at give.

Vælg en enkel indsamlingstype

Løsning	Fordele	Husk
MobilePay-box	Automatisk opsummering, nem at dele link/QR-kode	Aktivér notifikationer, tjek gebyrer
Fælles konto eller firmakonto	God ved større beløb eller hvis flere gaver skal dækkes	Brug klar reference (“AFSKED + navn”) på bankoverførsler

Registrér og del status løbende

• Opdater et delt Google-ark eller en ØnskeGuiden-kommentar med dato, beløb, samlet status.
• Vis fx en fremskridtsbar: [██████░░░░] 60 % – det motiverer flere til at give.

Deadlines og venlige påmindelser

1. Sæt to datoer: sidste frist for indbetaling (fx 10 dage før receptionen) og intern deadline for køb af gaven.
2. Send korte, positive påmindelser 3-4 dage før fristen via de aftalte kanaler.

Dokumentation og gennemsigtighed

• Gem alle kvitteringer i en delt mappe (SharePoint, Google Drive).
• Efter receptionen: afslut regnskabet med total indsamlet, udgifter og evt. overskud.

Sådan håndteres overskud

Aftal på forhånd én af følgende modeller og meld den ud:

1. Donér overskydende beløb til modtagerens velgørenhedshjerte.
2. Læg det til et “tilbageflytnings-/flytte-pulje” til kaffe, kage eller blomster på dagen.
3. Returnér proportionalt til bidragyderne (kræver navngivne indbetalinger).

Jo mere gennemsigtighed I skaber, desto lettere bliver det at få opbakning til den næste fælles gave – og alle kan fokusere på at sige “tak for denne gang” frem for at bekymre sig om økonomi.

Gaveidéer og beslutningsproces

Start med at invitere alle bidragydere til at poste ideer direkte på den fælles ønskeliste i ØnskeGuiden. Det giver et hurtigt overblik og sparer uendelige mailtråde. Når idéerne strømmer ind, kan I kategorisere dem i fire overordnede spor:

1. Oplevelser
   Gastronomi, weekendophold, koncertbilletter, kørekursus eller vinsmagning. Perfekt, hvis modtageren sætter pris på minder frem for ting.
2. Kvalitetsudstyr
   Eksklusiv rygsæk, støjsvage hovedtelefoner, barista-espressomaskine eller vandtæt smartwatch. Sikrer daglig glæde – især ved jobskifte til fx outdoor- eller pendlerliv.
3. Personlige gaver
   Fotobog med billeder fra årene sammen, håndlavet pen med gravering eller kunstplakat af kontorets maskot. Skru op for nostalgien, når afskeden er emotionel.
4. Fleksible gavekort
   Universelle oplevelsesgavekort, rejsegavekort eller et velvalgt Mastercard/Visa-gavekort. God plan B, hvis tidsplanen er stram eller modtageren er kræsen.

Inden I forelsker jer i én idé, så brug tjeklisten herunder:

Kriterium	Spørgsmål at afklare	Tip fra ØnskeGuiden
Pris	Passer beløbet til vores målbudget?	Læg 10 % buffer til indpakning og kort.
Leveringstid	Når varen frem senest to dage før receptionen?	Tjek lagerstatus og vælg ekspreslevering om nødvendigt.
Returret	Kan gaven byttes, hvis den ikke falder i smag?	Gem digital kvittering i den delte mappe.
Personalisering	Kræver gravering eller tryk ekstra tid?	Book special­services senest tre uger før levering.

Når listen er filtreret ned til 2-3 finalister, kører I en lynafstemning direkte i ØnskeGuiden:

• Aktivér stemmefunktionen (1 klik pr. deltager).
• Sæt en skarp deadline (fx 24 timer).
• Vis resultatet åbent for fuld gennemsigtighed.

Efter afstemningen:

1. Udpeg en ansvarlig køber – vedkommende indhenter offerter, placerer ordren og holder øje med tracking.
2. Udpeg en backup – står klar til at overtage, hvis primær ansvarlig bliver syg eller leveringen fejler.
3. Plan B – beslut på forhånd, hvad der gøres ved forsinkelse (fx hente midlertidigt gavekort samme dag).

Afslut med at låse ønskelisten, så ingen tilføjer flere forslag i 11. time, og opdatér alle om købsstatus i den valgte kanal. Så er I klar til næste fase: den festlige overrækkelse.

Overlevering, præsentation og opfølgning

En gennemtænkt overlevering gør hele forskellen, når måneders (eller ugers) koordinering skal kulminere på få minutter. Følg tjeklisten her, så både gave, tale og logistik spiller problemfrit sammen:

1. Fastlæg talerækken
   Hvem siger hvad – og hvornår?
   • Udpeg én hovedtaler (gerne gave-koordinatoren eller nærmeste leder).
   • Aftal backup-taler hvis programmet ændrer sig i sidste øjeblik.
   • Placér talen cirka 10-15 minutter inde i receptionen, mens alle stadig er friske og til stede.
2. Timingen af selve overrækkelsen
   • Koordinatoren signalerer til taleren, når alle bidragydere er samlet.
   • Placér gaven diskret tæt på taleren, så den kan løftes frem uden tumult.
   • Sørg for ét foto-spot (fx ved gavens bord eller en logo-væg) – så slipper I for spontane menneske-mylder.
3. Præsentation og indpakning
   • Vælg neutral, men elegant indpakning (helst gavemodtagerens yndlingsfarver).
   • Tilføj et fælles kort – cirkuler det i god tid, så alle kan skrive en hilsen.
   • Overvej en QR-kode inde i kortet til:
     1. Digital gæstebog (Google Form / Padlet).
     2. Videohilsner fra kolleger på andre lokationer.
4. Logistik før og efter receptionen
   

   Opgave	Ansvarlig	Deadline	Backup
   Transport af gaven til stedet	Anne (Team X)	Samme dag kl. 12	Martin
   Opbevaring før overrækkelse	Receptionen	—	—
   Fotografering under talen	Josefine	15:00	—

5. Afslut budget og dokumentation
   • Udsend budget-afslutning senest ét døgn efter receptionen: indsamlet beløb, udgifter, evt. overskud.
   • Gem kvitteringer i fælles mappe (cloud).
   • Fordel overskud i henhold til de aftalte retningslinjer (fx donation eller retur til bidragyderne).
6. Opfølgning og deling
   • Del fotos/video og link til den digitale gæstebog på fælles kanaler (Teams/Slack/mail).
   • Send en takke-mail til alle bidragydere med modtagerens reaktion og eventuelle “tak for gaven”-billeder.
   • Lav en kort retrospektiv: hvad fungerede, hvad skal justeres næste gang? Gem noterne i ØnskeGuidens mappe, så fremtidige koordinatorer starter et skridt foran.